Ti senti troppo stressato? Se lo sei, quindi, senza voler aggiungere alle tue preoccupazioni, ricorda che si tratta di un circolo vizioso. Secondo lo studio sul posto di lavoro più salubre della Gran Bretagna, lo stress elevato e la mancanza di attività fisica fanno sì che le industrie perdano fino a 27 giorni di tempo produttivo per dipendente ogni anno. Lo schema è familiare a ogni uomo che va in palestra a sangue rosso: un cumulo di riunioni significa che non c'è tempo per la palestra, e una cena programmata si trasforma in un lancio di misericordia all'ultimo minuto da parte di Deliveroo. Il problema? La vita di alto livello di carboidrati e la mancanza di esercizio fisico fanno di Jack un ragazzo improduttivo - e dopo un altro giorno di pigra procace indulgente con e-mail e schiacciamento dell'anima, il problema peggiora, non meglio. È ora di ripararlo.
Entra Graham Allcott, ex amministratore delegato e autoproclamato "ninja della produttività". "Non sono una di quelle persone organizzate in modo naturale", dice Allcott. "Il mio stile di lavoro naturale è esattamente l'opposto: instabile, basato su idee, più comodo a livello strategico rispetto al livello" facendo ", allergico ai dettagli e irrealistico su ciò che è realizzabile in un determinato periodo di tempo. Tutte queste caratteristiche sono, a modo loro, tra i miei punti di forza e mi hanno fatto avere successo nelle cose che ho fatto ".
Mentre Allcott dice di giocare a questi punti di forza, li riconosce anche "come le deboli debolezze che sono. Cambiare le mie cattive abitudini e svilupparne di nuove e positive mi ha dato la capacità di aiutare gli altri a fare lo stesso. "Scambiando la gestione del tempo per la gestione dell'attenzione, essendo spietato con la posta elettronica e terminando il sovraccarico di informazioni, promette Allcott, otterrai tutto il tuo lavoro fatto e avere tempo per cucinare in gruppo, spremere panca e occasionali abbuffate Netflix - e ti sentirai meglio al mattino. Il tuo circolo virtuoso inizia qui.
Elimina lo stress
Lo stress è inevitabile - è la risposta chimica sensibile del tuo corpo a situazioni difficili e pericolose. Il tuo problema: i meccanismi che si sono evoluti per proteggerti dalle tigri dai denti a sciabola non hanno avuto il tempo di aggiornarti con gli instant messaging e gli iPhone sempre attivi, e il costante afflusso di minuscoli fattori di stress è un killer della produttività. "Qualunque cosa stiamo lavorando, i nostri livelli di adrenalina possono portarci a rendere possibile l'impossibile", dice Allcott. "Ma quando attraversiamo la linea che va dall'adrenalina sana a insalubri, stressati e infelici, passiamo dalla motivazione allo slancio". Riconosci quando sta accadendo e sarai in grado di risolverlo.
Identifica i tuoi trigger
Diverse persone affrontano bene (e male) con situazioni diverse. "Tre aree chiave di stress tipiche della maggior parte delle persone sono il panico per il sovraccarico di lavoro, la mancanza di chiarezza su cosa fare e decisioni difficili", afferma Allcott. Prendi cinque minuti per valutare da 1-5 quanto è preoccupante ciascuno di questi, e saprai dove concentrare i tuoi sforzi.
Ottieni una prospettiva
È facile pensare che tutti gli altri si stiano muovendo più velocemente di te e ottenendo di più, specialmente se stai prestando attenzione ai loro feed sui social media. Pensa al volto che tu presenti al mondo contro ogni sentimento negativo che potresti effettivamente avere, e ricorda che le altre persone stanno facendo lo stesso.
Affrontare quei trigger
Ora usa la tua lista: qual è il primo passo per affrontare i fattori di stress che hai appena annotato? Se la vaghezza degli obiettivi è un problema, ad esempio, lavora per chiarirlo - se questo significa sedersi da solo o programmare un incontro per risolverlo con un collega. Se è sovraccarico, crea un elenco delle tue diverse attività e decidi qual è il passo più produttivo che puoi intraprendere su ciascuna di esse al momento.
Abbraccia il conflitto (quando devi)
A nessuno piace il conflitto tranne sociopatici, ma a volte è necessario. Lasciare i conflitti fester è un fattore di stress chiave. Se puoi affrontarne uno adesso, fallo. Tranquillo e rispettoso, ovviamente.
Keep it playful
Mirare a uno stato di slancio giocoso e produttivo in cui si è positivi, rilassati e in controllo. Ricorda: l'unica cosa che è diversa da sentirsi stressati, bloccati e insensibili è ciò che sta succedendo nella tua mente.
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Ricevi organizzato
Se la tua scrivania è un cumulo di carta e il desktop del tuo computer sembra una tormenta, è tempo di rimpicciolire. "Come molte persone, uso i sistemi di riferimento cartaceo sempre meno in questi giorni e mi piacerebbe raggiungere un punto in cui ero veramente senza carta - ma ci sono momenti in cui solo la documentazione cartacea funzionerà", afferma Allcott. "L'idea di realizzare un ufficio senza carta mi sembra l'obiettivo sbagliato da raggiungere. Inizia con "molto meno carta". Ecco come è fatto.
Sii spietato
Gettare via o riciclare qualsiasi pezzo di carta contenente materiale facilmente reperibile sul Web, inclusi giornali o riviste archiviati. Enfatizza i ricordi e le cose che ti serviranno per avere copie fisiche di - certificati, per esempio, e prove di indirizzo.
Avere un 'buon parco idee'
Questa è la tua discarica per le cose da sfogliare, provare o guardare quando sei bloccato per le idee per il futuro. Potrebbe essere un elenco personalizzato, o solo un documento basato su cloud.Includi un sottoelenco per i consigli di musica / film / YouTube per quando hai bisogno di intrattenimento o hai dieci minuti liberi.
Scrivi liste di controllo
Per qualsiasi attività regolare, risparmieranno spazio cerebrale. Tenerli per il tuo negozio settimanale, i compiti che devi fare su base settimanale o mensile e per le cose sociali che altrimenti saranno spinte sul retro della coda. Sì, chiama tua madre.
Mantieni un calendario
Sembra ridicolmente semplice, ma lo fai davvero? Mantenere un programma online di appuntamenti imperdibili libera spazio prezioso di memoria che altrimenti utilizzeresti per tenerne traccia. Se sei impegnato in una versione cartacea, scatta foto frequenti con il tuo telefono.
Pratica il processo decisionale
Essere spietati è difficile all'inizio, ma una volta che si stanno facendo strada nel sovraccarico di informazioni, si occupano di e-mail e si usano liste di controllo, sarà facile. Attaccalo - i premi varrà la pena.
Sii più produttivo
La tua vecchia lista delle cose da fare è condannata. "Semplicemente non è sufficiente per darci l'agilità di gestire i vari livelli di complessità che incontriamo nel nostro lavoro di conoscenza - dalle azioni immediate a quelle che potremmo fare, fino a compiti più ampi a livello di progetto", dice Allcott. "Un motivo per cui le liste to-do standard non funzionano è che spesso cercano di fare ciò che dovresti separare in due o tre elenchi diversi." Ecco la tua nuova versione a più livelli.
La lista dei progetti
Un progetto è qualsiasi pezzo di lavoro che ha bisogno di più di un paio di passaggi per finire. Ottenere un nuovo telefono, ad esempio, non è solo una cosa: significa ricerca, confronto dei prezzi, acquisti e telefonate. La tua lista dei progetti dovrebbe essere per cose che non devi fare quotidianamente, ma hai bisogno di un promemoria per verificare che stai facendo progressi - magari una volta alla settimana. Per qualsiasi progetto, decidi quali risultati stai mirando e come misurerai il successo prima di annotarlo.
L'elenco delle azioni principali
Questa è la tua lista più grande e più dinamica e dovrebbe contenere ogni azione che potresti fare adesso per ogni progetto a cui stai lavorando. Sii specifico piuttosto che generale: "provare la bozza di presentazione e decidere le modifiche finali" è meglio di "finire la presentazione", per esempio. Con questa lista fatta, sarai sempre chiaro su cosa fare dopo. Concentrati sull'azione successiva, non su quella che richiede l'input di altre persone prima che tu possa terminarla.
La lista delle cose da fare quotidiana
Questa è una selezione focalizzata dal tuo Elenco Azioni Master. "Pensa alla Master Actions List come a un armadio pieno di vestiti e alla tua lista delle cose da fare quotidiane come le cose che indosserai oggi", dice Allcott. Annotalo su una nota post-it o contrassegna alcune cose come "alta priorità" sul tuo calendario. Non sei sovrumano, quindi scegli le due o le tre cose più importanti e cavalca l'impulso per farle finire.
Fine del sovraccarico di informazioni
Ripensare la connettività
Il controllo della posta elettronica e dei social media è confortante perché sembra un progresso. Non lo è. Primo passo: spegni ogni suono e grafica che ti rimprovera di controllare le nuove email. Cambia la tua mentalità da "controllo" a "elaborazione". Ogni volta che apri la tua casella di posta, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di elaborare ciò che è lì, non semplicemente vedere se c'è qualcosa di nuovo.
Usa la Ds
Il tuo nuovo mantra: Elimina, fallo ora (se ci vorranno meno di due minuti per gestirlo), fallo dopo, delegato o decidi che non ha bisogno di un'azione, ma può essere archiviato - per riferimento futuro, o per controllare che qualcun altro ha seguito su di esso.
Configura un'email con il 'braccio della morte'
Sposta ogni e-mail di oltre sei mesi nella propria cartella. Aggiungi un tempo nel tuo calendario sei settimane in futuro e se non hai ancora bisogno di quelle e-mail, eliminale. Allo stesso modo, configura un filtro per eliminare le e-mail dalle persone che hanno lasciato la tua azienda.
Non ossessionare su sottocartelle
Hai solo bisogno di tre: Azione, Leggi e Attesa (aggiungi un @ se necessario per tenerli in cima alla struttura della cartella della posta elettronica). L'azione è per cose che richiedono un'azione che richiederà più di due minuti. Leggi è per le e-mail più lunghe di cui avrai bisogno per arrivare alla fine. L'attesa è per le email in cui stai aspettando che qualcun altro faccia qualcosa e dove vuoi una conclusione positiva. Se non ti interessa, non preoccuparti di rintracciarli.
Diventa buio
Ora che sei più organizzato, piuttosto che controllare la posta elettronica ogni volta che ne hai voglia, fallo in orari prestabiliti. Un possibile approccio è il 50-50: una scansione veloce della casella di posta in arrivo al mattino, quindi nessuna email fino al pomeriggio, quando puoi andare a tutto.In alternativa, imposta tre orari regolari: mattina presto, pranzo e alla fine della giornata, per esempio, o, se ti trovi in una situazione particolarmente reattiva, assegna dieci minuti una volta all'ora, nell'ora.
Focalizza la tua attenzione
Dimentica la gestione del tempo. Nell'era dell'informazione, dove la tua attenzione è più importante. "Nei lavori basati sulla conoscenza, che sono davvero gli unici lavori che resistono all'automazione, sei contemporaneamente il capo e il lavoratore", afferma Allcott. "Sei responsabile non solo di fare il lavoro, ma di decidere quale sia il lavoro, e decidere se reagire a nuovi input cambiando le tue priorità." Il risultato: conflitto, indecisione e procrastinazione, dal momento che è difficile sapere quando "capo" La modalità "o" pensiero "termina e inizia la modalità" lavoratore "o" facendo ".
Capire attenzione
È una risorsa più limitata del tempo. È facile riconoscere che la tua attenzione è fallita se sei su Twitter per sei ore al giorno, ma se spendi l'80% della tua attenzione per le riunioni, non sorprenderti se non hai più attenzione per altre cose. Pensa all'attenzione, non al tempo, come alla tua nuova valuta e dividila in fasi proattive, attive e inattive. Punta a fare il tuo miglior lavoro durante le tue raffiche di proattività, e salva il lavoro sporco per il tempo inattivo.
Calcola il tuo calendario
Sulla carta, mappa un giorno medio: orari di inizio e fine, pause e qualsiasi lavoro che fai prima o dopo le ore programmate. Allenati quando sei più attento o pigro - sei un antipasto lento, o pigro dopo pranzo? Annota le sorprese e trova il momento migliore per svolgere compiti complessi o difficili. Non sprecare i tuoi tempi più produttivi a rincorrere le fatture e cambiare le cartucce della stampante.
Pensa a "modalità boss" e "modalità lavoro"
Continua a pensare e a fare separatamente e migliorerai entrambi. Pianifica le decisioni chiave, la pianificazione del progetto e il pensiero creativo per i tuoi tempi più proattivi, subito dopo il tuo primo caffè del mattino. Le decisioni giornaliere possono attendere tempi meno produttivi e salvare cose come la pulizia della posta in arrivo o della scrivania per la foschia post pranzo.
Proteggi la tua attenzione
Ci sono due tipi principali di drenaggio sulla tua attenzione: interna ed esterna. Il primo è più facile da gestire: rispondere alle e-mail in batch piuttosto che arrivare e allocare le ore in cui è consentito fare ricerche su Internet. Le fughe di attenzione esterne sono più difficili, ma - se riesci a farla franca - evita riunioni inutili e accendi il telefono solo a orari prestabiliti, anziché essere sempre raggiungibile. Se è possibile, lavora occasionalmente dai caffè - non c'è niente da fare lì, ma bere un caffè e fare il tuo miglior lavoro.
Crea "tasche d'attenzione"
Ciò significa trovare momenti durante la giornata in cui non stai facendo nulla. Tieni i file di lettura fisici e digitali: un portafoglio A4 e l'app Instapaper lo faranno, così potrai recuperare i dati durante i pendolari o i tempi di fermo. Una volta che è la seconda natura, prova una "lista dei pensieri", una serie di grandi decisioni che tieni sincronizzato con il tuo telefono a cui puoi fare riferimento quando stai aspettando nella coda di checkout self-service.
Ferma il multitasking
Il multitasking è un'assurdità gestionale da anni '90. Forzando il tuo cervello a passare da una cosa all'altra, stai davvero usando un sacco di sforzo mentale sul tempo di set-up e trascinandoti lontano dal fare (e finire) le cose. La monotasking, concentrandosi su una cosa alla volta, è la soluzione.
Stai lontano dall'ufficio
"Il tuo ambiente di lavoro potrebbe essere pieno di interruzioni e rumori: pressioni, difficoltà, apertura e frenesia", afferma Allcott. "Il tuo miglior lavoro di attenzione proattiva potrebbe aver bisogno di svolgersi al di fuori di questo luogo." Disciplina il tuo capo ad accettarlo spiegando che devi lavorare da casa o da un caffè per un giorno - quindi assicurati di fare un po 'del tuo lavoro più produttivo quel giorno.
Raccogli buone idee
Avere metodi per catturare buone idee senza distrarsi da loro è la chiave. Mantenere il pulsante "Mi piace" di Twitter per le cose che vuoi fare riferimento è un'opzione. Altri esempi sono l'uso dello screengrab del telefono o di un documento di Google Drive aperto.
Pianifica procrastinazione
Gli allenatori di produttività giurano sul timer Pomodoro, che prende il nome da quei timer a forma di pomodoro diffusi nelle cucine di alta gamma. Trovane uno gratuito su tomato-timer.com e usalo per programmare pezzi regolari di 25 minuti di lavoro ininterrotto, con frammenti di cinque minuti di Twitter / Instagram / Angry Birds in mezzo.
Avere meno riunioni
Gli umani sono animali sociali, quindi avere incontri sembra un uso produttivo del tempo. Inoltre, alcune persone godono di biscotti e inefficienza. Ecco la tua strategia di gestione alternativa.
Desk di hijack
Crea le tue riunioni one-to-one e invia un'email chiedendo il permesso di uscire dalla scrivania di qualcuno. Se non rispondono (o ti stanno evitando), si alzano alla loro scrivania - se non altro vorranno sbarazzarsi di te, riducendo il riempimento che compone le riunioni basate sulla stanza.
Prova MBWA
Management-By-Walking-Around è un costruttore di consenso per le persone che hanno poco tempo: cammina tra i reparti del tuo edificio due o tre volte alla settimana, portando un quaderno se necessario per catturare qualsiasi azione o idea da seguire.
Pensa al livello del cielo
Il problema con la maggior parte delle riunioni è che sono focalizzati sui dettagli, non sul quadro generale. Quando sono inevitabili, usali per concentrarti su domande come "Che cosa è importante qui: qualità o costo?" O "Qual è l'approccio generale?" Una volta deciso il grosso, le azioni giuste seguiranno naturalmente.
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